A mai szoftvereknek köszönhetően az alkalmazottak adatai könnyedén rendszerezhetőek. Az érzékeny információk védelméhez azonban ennél sokkal többre van szükség. Olyan szabályzatokkal kell rendelkezni, amelyek biztosítják, hogy mindenki, aki hozzáfér ezekhez az adatokhoz, megfelelően használja azokat, és megőrzi őket. Annak érdekében, hogy ezt a vállalkozásodban meg tudd teremteni, javasoljuk, hogy hajtsd végre az alábbi lépéseket.

Ismerd meg a vonatkozó jogi követelményeket!

A munkavállalók adatainak kezelésével és védelmével kapcsolatban elsődlegesen az Általános Adatvédelmi Rendelet, vagyis a GDPR rendelkezései érvényesek. A magyar jogszabályok akkor kerülhetnek alkalmazásra, ha azok nem ellentétesek ezekkel az előírásokkal. 

Ha nem igazán vagy képben ezekkel a jogi dolgokkal, és nem szeretnéd megkockáztatni a bírságot sem, akkor javasoljuk, hogy használd az eKRS online ügyintézési platformot, ahol a regisztráció után olyan adatvédelmi dokumentációs mintacsomaghoz juthatsz, amelynek használatával a legalapvetőbb adatvédelmi előírásokat teljesíteni tudod. Tartalmazza például az adatvédelmi nyilatkozatot a már meglévő munkavállalók és az álláspályázók részére, érdekmérlegelési tesztmintát a munkavállalók ellenőrzéséhez, és még hosszasan folytathatnánk a sort. 

Átfogó szabályzatok kidolgozása a HR dokumentumok kezelésére

A részletes szabályzatok segítségével következetesen kialakíthatod az alkalmazottak adatainak gyűjtésének és tárolásának módját a szervezetben. Például, amikor egy alkalmazott elhagyja a céget, ezek a szabályzatok kimondhatják, hogy a HR csapata mit őrizzen meg, és mikor helyezze át a megszűnt munkavállalók iratait a dokumentumkezelő rendszer egy másik területére.

Integrált alkalmazotti dokumentumkezelő szoftver alkalmazása

A munkavállalói dokumentumok nyomon követése nem kis feladat, különösen azért, mert az információk több területre is kiterjednek, beleértve a bérszámfejtést, a juttatásokat, a foglalkoztatási jogosultságot, a teljesítménymenedzsmentet. Az alkalmazottak adatainak rendezett és biztonságos megőrzéséhez ezért többre van szükség, mint egy zárt helyiségben lévő iratszekrényekre vagy elavult fájlkezelő szoftverre. 

Válassz egy felhőalapú rendszert, amelybe csak a hozzáféréssel rendelkezők léphetnek be, és amely biztosítja, hogy az alkalmazottak adataihoz bárhonnan biztonságosan hozzá lehessen férni, amely a manapság egyre mobilabb munkaerőre való tekintettel rendkívül fontos.

Végül rendszeresen vizsgáld felül az irányelveket!

Az adatok biztonságának megőrzése éberséget és következetes nyomon követést igényel. Ezért fontos, hogy a vállalkozásban alkalmazott irányelveket rendszeresen vizsgáld felül, hogy megfelelnek-e a jelenlegi gyakorlatoknak! Ezen túlmenően az adatbiztonságra irányuló technológia fejlődése időről időre olyan új, bevált módszereket kínálhat, amelyeket szintén érdemes bevezetned a szervezetbe.