Egy rendezvény megszervezése nem egyik napról a másikra történik, komoly előkészületek kellenek hozzá, és az utómunkálatokról sem szabad elfeledkezni. Ahhoz, hogy sikeres legyen az esemény, egy jól megírt forgatókönyvre van a legnagyobb szükség. E nélkül a táblázat nélkül kár is elkezdeni a szervezést. Lássuk a részleteket!
A rendezvényszervezés lépései
Legyen szó kisebb vagy nagyobb rendezvényről, ahhoz, hogy az sikeres legyen, sok ember összehangolt munkája szükséges. Ám azt, hogy kinek mi a feladata, ki, mikor, mit csináljon, érdemes egy dokumentumban rögzíteni: ez lesz a rendezvény forgatókönyve.
Ennek elkészítése is megtanulható, például a MOE Rendezvényakadémia rendezvényszervező tanfolyamán, ahol minden részletre kitérnek a tananyaggal kapcsolatban az oktatók. Mivel ők a szakma jeles képviselői közé tartoznak, hasznos ötletekkel, tanácsokkal tudják ellátni a képzés résztvevőit.
Márpedig egy rendezvény megszervezése sok-sok lépésből áll. Már a tervezés fázisában is vannak olyan feladatok, amelyek elvégzéséhez jól jön a profi segítség. A lebonyolítás során kell a legnagyobb összpontosítás, és bizony, ha nincs egy jól megírt forgatókönyv, könnyen csúszhat be valamilyen hiba.
Az utómunkálatokat sem szabad félvállról venni, ott is pontosan meg kell adni, kinek mi lesz a dolga. Ezt segíti a szakaszokra bontott forgatókönyv.
A forgatókönyv részei
Azt, hogy mit tartalmazzon egy rendezvény forgatókönyve, bizonyos mértékig maga a rendezvény típusa határozza meg, de azért érdemes egy sablon alapján elkezdeni a kitöltést. Ilyen forgatókönyvsablon és -minta a Rendezvénybiblia című könyvben is található, amelyet csak ajánlani tudunk junior és senior rendezvényszervezőknek is.
Egy adott minta alapján sokkal könnyebb nekilátni a forgatókönyv megírásának. Amiket mindenképp fel kell tüntetni:
- A pontos dátum, az egyes részekre vonatkozó időtartam
- A feladat leírása röviden, de érthetően
- A felelős személyek neve
- A végrehajtásban résztvevő személyek neve
Mivel a táblázatos forma jól átlátható, ezért ezt javasolják a szakemberek. Érdemes még egy oszlopot fenntartani a megjegyzéseknek is, de természetesen a lista bővíthető további elemekkel.
A rendezvény forgatókönyv célja
Az elkészült forgatókönyvet – amely tartalmazza az előkészületektől az utómunkálatokig a tevékenységeket, felelősöket – el kell juttatni minden érintettnek. Nézzék át, és ha találnak benne hibát, jelezzék!
Amennyiben mindenki elfogadja a leírtakat, írják alá a dokumentumot. Innentől kezdve ehhez kell tartania magát minden egyes személynek, aki a rendezvény szervezésében részt vesz.
A forgatókönyv célja, hogy jól átláthatóvá tegye a lépéseket, hogy mindenki tudja, mi a feladata, de a dokumentum segít összehangolni az egyes részterületek tevékenységét is. A marketingfeladatok is igazíthatók hozzá, és a későbbi elszámolások alapja is lehet.
E nélkül nincs sikeres rendezvény, a jó forgatókönyv igazi kincset ér!
